Bạn nhận được một câu hỏi từ Quản Lý: “Vì sao doanh thu của công ty tháng này sụt giảm? Làm thế nào để lấy lại đà tăng trong tháng sau?” Trong đầu bạn lập tức nảy ra rất nhiều ý tưởng và hướng đi cho câu hỏi này:

• Tháng rồi đổi nhà cung ứng, đây có phải là lí do không?
• Hay do tháng rồi công ty giảm ngân sách chạy quảng cáo nhỉ?
• À hay là vì giá tất cả sản phẩm tăng 10% nên giảm sức mua?
• Mà vậy thì đối thủ tung sản phẩm mới có ảnh hưởng không? Vậy thì mình nên chạy chương trình khuyến mãi mạnh để giành lại thị phần từ đối thủ, ơ nhưng câu hỏi ban đầu là doanh thu chứ đâu phải là thị phần?

Bạn ngập chìm trong bể ý tưởng tuôn trào, tốn hàng giờ đồng hồ mày mò nhưng vẫn không biết bắt đầu từ đâu và cuối cùng quên luôn mục đích ban đầu là gì!

Đây là lí do việc rèn luyện cho mình tư duy có cấu trúc là điều rất quan trọng. Dù bạn đang làm một bài phân tích, lập kế hoạch cho một dự án, hay thuyết trình về một vấn đê nào đó, một phương pháp có cấu trúc có thể làm cho ý tưởng của bạn trở nên rõ ràng hơn và thuyết phục hơn. Dưới đây là một vài tips giúp bạn cấu trúc ý tưởng của mình:

Xác định mục tiêu rõ ràng

Vấn đề lớn bạn đang cố gắng giải quyết là gì? Một mục tiêu rõ ràng sẽ định hướng suy nghĩ của bạn và giữ cho bạn tập trung không lạc đề.

Thoải mái brainstorm

Trước khi cấu trúc ý tưởng, hãy brainstorm và thu thập nhiều dữ liệu liên quan nhất có thể. Sử dụng các kỹ thuật như issue tree (chia nhỏ vấn đề lớn thành nhiều thành phần nhỏ), liệt kê theo các gạch đầu dòng hoặc viết tự do để ghi lại hết những hướng đi có thể. Đừng bỏ qua bất kì ý tưởng nào và đừng vội sắp xếp hoặc liên kết chúng ở bước này.

Nhóm và phân loại

Nhóm các ý tưởng tương tự hoặc liên quan với nhau lại, tìm kiếm cho chúng một chủ đề chung. Bước này giúp bạn giảm số lượng các ý tưởng đang phân mảnh rời rạc khắp nơi từ bước brainstorm, loại bỏ các ý tưởng trùng lặp, và thống kê được những luận điểm lớn cho toàn bài.

Lên sườn bài

Dựng khung bài dựa trên các ý tưởng đã được nhóm và phân loại của bạn. Khung bài chưa cần thiết phải đi đến chi tiết, nhưng sẽ cung cấp cái nhìn khái quát cho bạn phát triển cụ thể các ý tưởng hơn. Thông thường sườn bài bao gồm một phần giới thiệu, các phần chính kèm theo các luận điểm phụ của nó và kết luận cuối bài.

• Giới thiệu mở đầu: Tóm tắt về chủ đề và cung cấp bối cảnh, nêu rõ vấn đề được giải quyết trong bài.
• Các phần chính: Đây chính là các nhóm mà bạn đã phân loại ở bước 3.
• Các luận điểm phụ: Lựa chọn những ý tưởng phù hợp cho từng phần chính. Chú ý tránh lặp lại nhiều ý tưởng giống nhau cũng như xếp vào các phần sao cho liên quan.
• Kết luận: Tóm tắt các điểm chính và nêu lại mục tiêu chính của bạn. Kết thúc với gợi ý hành động và kế hoạch sắp tới.

Ưu tiên và Sắp xếp

Ý tưởng thì rất nhiều nhưng bạn cần cân nhắc lựa chọn để trình bày hiệu quả nhất, còn lại có thể đem vào phần phụ lục. Sắp xếp các điểm chính và các điểm phụ của bạn theo một trật tự hợp lý, cân nhắc thông tin nào nên đến trước (theo quy tắc tổng quan đến chi tiết, hoặc nguyên nhân – kết quả, dòng thời gian,…)

Tóm lại, cấu trúc ý tưởng là một kỹ năng rất cần thiết để truyền tải được luận điểm của bạn một cách hiệu quả nhất. Hãy rèn luyện mỗi ngày, tiếp nhận phản hồi từ người đọc và người nghe (liệu bài trình bày/phân tích của mình đã dễ theo dõi, dễ hiểu, dễ nhớ chưa) để nâng cao kỹ năng này nhé!